Venda de participacions de loteria: Normes bàsiques i responsabilitat compartida
La venda de participacions de loteria és una eina i un recurs habitual per tal que clubs, institucions i associacions puguin recaptar fons per a un bé comú.
Perquè aquesta pràctica funcioni correctament i eviti conflictes, és imprescindible gestionar-la amb ordre, control i responsabilitat compartida.
L’Administració de Loteria només valida, un cop fet el recompte, la loteria corresponent a les participacions reals venudes.
Per aquest motiu, el control intern de la venda de participacions correspon sempre a l’organització o institució
Normes bàsiques de gestió
Per garantir una correcta gestió, s’han de complir les següents normes bàsiques:
- Els talonaris han d’estar numerats des de l’inici de la campanya, abans de repartir-los.
- La institució ha de portar un control intern obligatori (Excel) on consti qui té cada talonari i a qui se li ha lliurat i data.
- Els talonaris i els diners s’han de retornar abans del sorteig, per poder quadrar les participacions als dècims en funció de la venda real.
- Existeix una responsabilitat directa de les persones o establiments que venen cada talonari.
- Els talonaris perduts o no lliurats a l’organització dins del termini establert (“on time”) queden anul·lats.
- L’Administració de Loteries no porta el control intern de la venda de participacions.
- Només es liquida la loteria que correspon a les participacions realment venudes y cobrades.
Un cas real que ho demostra
A Villamarín, durant les passades festes de Nadal, es va produir una incidència en no presentar-se primer a la organització de la entitat i després a l’Administració de Loteries un talonari no venut o extraviat.
L’error es va detectar després del sorteig, fet que va generar un conflicte posterior.
Allò que no es lliura a l’Administració de Loteries quan es liquiden les participacions realment venudes abans del sorteig del dia 22, no té dècims de loteria que donin suport a aquelles participacions que hagin pogut ser extraviades o no venudes.
Respecte a la feina de l’organització de la institució
Les persones que gestionen la loteria ho fan, en la majoria de casos, de manera altruista i pel bé comú de l’entitat.
La seva feina requereix col·laboració, compromís, responsabilitat i respecte per part de totes les persones implicades
Talonaris perduts
En cas de pèrdua d’un talonari:
- La directiva de la institució emetrà un comunicat intern indicant el número del talonari afectat.
- Aquest talonari quedarà anul·lat i cancel·lat.
- No serà vàlid, encara que aparegui posteriorment o resulti premiat, si no ha estat lliurat i liquidat abans del sorteig perquè no tindrà loteria que “el recolzi”
Liquidació amb l’Administració de Loteria
L’entitat lliurarà a l’Administració únicament l’import real corresponent a les participacions de loteria venudes.
- El donatiu pertany al club
- La loteria correspon al 100% exacte de l’import venut en participacions.
- Ni més. Ni menys.
S’adjunta un PDF d’exemple amb totes aquestes explicacions de manera més específica.